哈金院〔2020〕15号
关于印发《哈尔滨金融学院
会计档案管理办法》《哈尔滨金融学院货币
资金管理办法》等两项制度的通知
各单位、各部门：
《哈尔滨金融学院会计档案管理办法》《哈尔滨金融学院货币资金管理办法》经2020年1月15日第2次校长办公会讨论通过，现印发给你们，请做好贯彻落实。
哈尔滨金融学院
2020年1月20日
哈尔滨金融学院办公室 2020年1月20日印发
哈尔滨金融学院会计档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，完善内部控制制度，保证会计资料的完整。根据《会计档案管理办法》规定，结合我院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指学院在进行会计核算等过程中接收或形成，记录和反映学院经济业务事项，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 学院档案科和财务处共同归口管理会计档案工作。
(一)档案科负责会计档案工作的总体指导、监督和检查，以及移交档案科的会计档案的管理工作；
(二)财务处负责学院会计档案的日常管理，包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、利用(移交档案科前)、移交工作。
第四条 学院档案科和财务处分别设立专人负责会计档案的管理工作。出纳人员不得兼管会计档案工作。
第五条 学校应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第二章 会计档案内容
第六条 下列会计资料应当进行归档。
(一)会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；
(二)会计账簿：包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；
(三)财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
(四)其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条 学院可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。
(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条 满足本办法第九条规定条件，学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第三章 会计档案日常管理
第十条 财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
第十一条 会计档案整理立卷
(一)会计凭证：会计凭证要按时做好整理和归档责任到人，做到装订整齐、完整、牢固，按适当的厚度装订成本，每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日；自第**号至第**号，会计主管人员、装订人员要盖章，封面上加盖骑缝章，交专人负责保管。保管人按档案部门的有关要求，将装订好的凭证入盒，按期移交档案部门，由档案部门管理;
(二)会计账簿：年度终了，电脑打印各种账册后，将活页账按顺序排好，加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全，要写账户全称，不能只写科目的代号。“本账页数”要写账的有效页数；会计主管人员和会计人员都要盖章。归档时卷脊上必须写****年度****账，写上案卷号，按期归档;
(三)财务报告：年度终了，由主管报告人员按时间顺序整理、装订、立卷。卷面上逐项写明报表名称、页数，经会计主管人员审核、盖章后，由专人负责装盒归档;
(四)其他会计资料：其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本，立卷归档。
第十二条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满之后，移交学院档案科统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案科同意。
财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定。
第十三条 会计档案移交
（一）财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续;
（二）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交;
（三）档案科接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收;
(四)严格遵守学院档案管理规定，会计档案整理立卷后要在次年6月30日前归档，纸质档案和电子档案同时归档，由学院档案科统一集中管理。
第十四条 会计档案一般不得借出。如有特殊需要，经档案科、财务处负责人、主管院领导批准，可以提供查阅或者复制，并严格按照档案利用的相关制度履行登记手续。在进行会计档案查阅或者复制时，确保会计档案的安全完整，严禁篡改和损坏。经批准借出会计档案，限期归还。
第十五条 会计档案保证会计档案完好无缺，做到不丢失，不破损、不霉烂、不被虫蛀等。会计档案具有保密性，其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。
第十六条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。
（一）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起；
（二）各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
第四章 会计档案销毁
第十七条 学院对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，经相关程序批准后,可以销毁。
第十八条 会计档案鉴定工作由档案科牵头，组织财务、审计、纪检监察等单位人员共同进行。
第十九条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁。
(一)由学院档案科会同财务处编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容；
(二)学院负责人、档案科负责人、财务处负责人、档案科经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见；
(三)学院档案科负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派人员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人。
电子会计档案的销毁应符合国家有关电子档案的规定，并由学院档案科、财务处和现代信息教育技术中心共同派人员监销。
第二十条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第五章 附 则
第二十一条 违反本办法规定的单位和个人，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第二十二条 本办法自颁布之日起施行，由档案科、财务处负责解释。
附表：会计档案保管期限表
附表
会计档案保管期限表
序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
一 |
会计凭证 |
|
|
1 |
各种会计凭证 |
30年 |
包括：原始凭证、记账凭证和汇总表 |
二 |
会计账簿 |
|
|
2 |
日记账 |
30年 |
|
3 |
总账 |
30年 |
|
4 |
明细分类、分户账或登记簿 |
30年 |
|
5 |
固定资产卡片 |
|
固定资产报废清理后保管5年 |
三 |
财务会计报告 |
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6 |
部门财务报告 |
永久 |
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7 |
部门决算 |
永久 |
|
8 |
会计月、季度报表 |
10年 |
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四 |
其他会计资料 |
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9 |
银行存款余额调节表 |
10年 |
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10 |
银行对账单 |
10年 |
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11 |
会计档案移交清册 |
30年 |
|
12 |
会计档案保管清册 |
永久 |
|
13 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
|
14 |
会计档案鉴定意见书 |
永久 |
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哈尔滨金融学院货币资金管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强学院货币资金管理，保证货币资金安全，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国现金管理条例暂行条例》《行政事业单位内部控制规范》（试行）等法律法规，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所指货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金。
第三条 财务处是学校财务机构，负责学校货币资金管理办法的制定和实施，按国家有关规定开设银行账户，办理资金结算业务。
第四条 分管财务工作院领导对学院货币资金管理负领导责任；财务处负责人对学院货币资金内部控制制度的建立健全和有效实施以及货币资金安全负主管责任；各单位（部门）主要负责人及资金项目负责人对本单位资金使用安全负直接责任。
第二章 岗位分工及审批权限
第四条 财务处应建立货币资金业务的岗位责任制，明确岗位职责权限，实行不相容岗位的分离、制约和监督。
不得由一人办理货币资金业务的全过程。
出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务等账目的登记工作。
办理货币资金业务应配备合格的财会人员，货币资金业务岗位应根据本单位的具体情况进行岗位轮换。
第五条 严格落实学院经费支出审批管理办法，明确审批人或授权批准人的批准方式、权限、程序、责任，明确相关控制制度和措施，明确经办人办理货币资金的职责范围和工作要求。
审批人或授权批准人，必须严格执行制度，不得超越审批权限批准货币资金数量和相关业务。
经办人要在职责范围内，按照审批人或授权批准人的审批意见办理货币资金业务。对审批人或授权批准人超越范围审批的货币资金业务，有权拒绝办理。
出纳人员必须根据复核无误符合规定的支付申请和有关凭据办理支付手续，并及时登记现金或银行存款日记账。
第六条 涉及重大货币资金支付业务，应按照“三重一大”制度规定履行决策和审批程序。
第七条 财务处必须严格管理货币资金。
所有货币资金业务必须经过财务处，不得体外循环，私设“小金库”，严禁将单位的现金收入按个人储蓄方式存入银行。
第三章 现金管理
第八条 根据《现金管理暂行条例》《省财政厅中国人民银行哈尔滨中心支行关于严格执行公务卡结算制度的通知》等相关规定，结合学院实际情况，确定院内现金的开支限额，超出结算起点的业务应通过银行办理转账结算。
财务部门应当尽量减少现金支付。属于公务卡结算范围，严格执行有关公务卡管理规定；按规定可以不使用公务卡的，购买服务、物品超过1000元（含）的，应通过学校银行对公转账。发放人员经费，原则上应通过无现金系统直接转入个人银行卡。
第九条 各种货币资金收入应当及时办理入账手续。现金收入应及时存入银行，不得直接用于支付单位日常的支出。
第十条 借出款项必须执行严格的审批程序，严禁擅自挪用、借出现金。
第十一条 财务处应当加强无现金报账信息安全管理，规范授权审批流程。
第十二条 出纳应当视不同情况，每天至少进行一次现金及POS机余额的盘点，确保账款相符，禁止利用POS机套现。
第十三条 出纳人员必须严格执行国务院颁布的《现金管理暂行条例》规定，不超限储存现金，不准白条抵库，不准擅自借支、挪用现金，不准坐收坐支。及时进行库存现金盘点，做到日清月结，账款相符、账证相符、账账相符，确保资金安全。
财务处负责人应根据实际需要，不定期地对现金收支情况和库存现金进行稽核检查。
第四章 银行存款管理
第十四条 严格按照《支付结算办法》《信息产业部行政事业单位银行账户管理规定》等有关规定，加强银行账户的管理，严格按照规定开立、变更、撤销与年检，办理存取款和结算。
第十五条 严格遵守人民银行的结算制度和结算纪律，接受开户银行的监督。不准出租、出借和套用银行账号，严禁利用银行账户或支票搞非法活动。
第十六条 财务部门办理转账支票委托收款业务，应当由出纳复核人员审核无误后，由委托的经办人员在委托收款业务登记本上登记转账支票的相关信息，交由银行出纳人员办理收款业务；审核不通过的支票财务部门可不予办理。
第十七条 每日业务终了，出纳人员及时核对POS机余额和银行存款余额，做到账款相符。每月末，及时核对各银行账款，编制银行存款余额调节表，对未达账项，应查明原因，及时处理。
第五章 零余额账户管理
第十八条 零余额账户和基本账户、非税收入账户共同构成学院财政性资金的主要账户，是财政性资金存储、支付和清算的基础，实行国库单一账户体系。
第十九条 零余额账户业务应建立严格的授权批准制度，明确审批人的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人、审核人办理零余额账户业务的职责范围和工作要求。
第二十条 学校基本支出用款计划按照均衡性原则、项目支出用款计划按照项目实施进度原则，用款计划按月编制上报。
第二十一条 零余额账户支付严格执行“财政资金支付管理办法”相关规定，通过财政直接支付、授权支付或公务卡方式办理国库资金支付业务，定期分析支付进度，及时报送有关报表。
第二十二条 国库出纳根据会计审核确认的收款单位信息支付款项，经办人不得自行变更收款人信息，因特殊情况需要变更收款人信息，应重新进行审核后支付。
第二十三条 加强公务卡使用管理。对于公务消费支出，持卡人应按时限要求及时办理报账业务。同时，持卡人应及时查询还款信息，归还当期应还消费金额。因个人原因导致公务卡超过还款期限，产生的滞纳金、罚金和不良信用记录等后果由持卡人自行承担。
第二十四条 建立对账制度。专人负责定期与教育厅、财政厅及银行对账，每月核对零余额账户账面余额与银行对账单的对账工作。
第六章 票据和有关印章管理
第二十五条 加强货币资金相关票据的管理。明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和程序。
出纳负责保管空白银行票据，必须设立银行票据登记簿，及时登记票据的购入、使用和注销等情况。
第二十六条 加强支票管理。严禁签发空头支票或远期支票，签发支票信息必须填写完整，不得签发空白支票。
第二十七条 银行预留印鉴必须由专人分别管理，非上班时间应分别存放在保险柜内。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。
第二十八条 定期对有关货币资金的票据进行清查盘点，及时进行会计业务处理。
第七章 监督检查
第二十九条 学院建立对货币资金业务的监督检查制机制，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查，对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。
第三十条 货币资金监督检查的主要内容包括
（一）货币资金业务流程是否存在安全隐患；
（二）货币资金业务相关岗位及人员的设置情况，重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象；
（三）货币资金审批或授权批准制度的执行情况，重点检查货币资金支出的审批或授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为；
（四）支付款项印章的保管情况，重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象；
（五）票据的保管情况，重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞；
（六）全部货币资金业务，是否经过本单位财务会计部门，是否有私设“小金库”现象。有关会计业务处理是否及时。
第八章 附 则
第三十一条 本办法自颁布之日起实施，由财务处负责解释。
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